3 mars 2021

Les meilleures méthodes et outils de gestion de projet à distance

 

Depuis le mois de mars 2020, des millions d’entreprises françaises font face à l’obligation d’évoluer en télétravail. 

 

Ce nouveau mode d’organisation a apporté de grands changements et de nombreuses questions en ce qui concerne la gestion de projet et des tâches. 

 

Comment faire circuler de manière optimale les informations entre les différents collaborateurs ? Quels rituels instaurer ? Comment s’assurer de la compréhension unanime des règles ? Comment limiter l’isolement des membres de l’équipe ?

 

Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les méthodes de gestion de projet applicables à distance ainsi que plusieurs outils qui pourront aider vos équipes et vos managers à travailler ensemble, même lorsque chacun(e) est chez soi!

 

 

Quelle méthode de gestion de projet appliquer à distance ? 

Dans une situation de travail à distance, la gestion de projet est rapidement complexifiée car l’information ne circule pas de manière aussi simple que dans le cadre classique du travail en entreprise. 

 

En effet, on n’a par exemple plus accès aux échanges informels, à côté de la machine à café, dans le couloir ou pendant la pause. Pourtant, tous ces échanges qui ont lieu hors des cadres officiels tels que les réunions et les rendus sont un rouage essentiel puisqu’ils font circuler une grande part d’informations. 

 

De plus, le rôle du manager est plus compliqué à assurer car s’assurer de la compréhension et de l’acceptation des consignes est pour lui plus compliqué. 

 

Une question se pose alors : quelle méthode de gestion de projet adopter en télétravail ?

 

 

La gestion de projet en V ou en waterfall

La gestion de projet en V, ou en cascade, est l’une des méthodes les plus connues et les plus utilisées dans les entreprises. 

 

De manière schématique, dans cette forme de gestion de projet, chaque étape dépend de la validation de la précédente

 

Ainsi, de la conception du cahier des charges à la livraison d’un produit finalisé, chaque étape commence lorsque la dernière est terminée et validée. 

 

Ce mode de fonctionnement présente des avantages :

  • il offre de la sérénité car on sait que rien de nouveau ne sera lancé tant que tout ce qui est nécessaire n’est pas prêt
  • il est logique puisqu’il évite de mettre la charrue avant les boeufs !

 

Dans le cadre d’une gestion de projet en V, une première phase de conception (cadrage, audit, conception)  précède une seconde phase de création (rédaction, développement, test, implémentation…). 

 

Cette méthode est largement utilisée et est efficace lorsque votre client connaît ses besoins précisément dès le début du projet et qu’il ne change pas d’avis en cours de réalisation. 

 

Cependant, un changement d’avis, un manque dans le cahier des charges ou un quiproquo peuvent rapidement venir tendre la relation entre manager, clients et équipe de production

 

En effet, dans ce mode de gestion, si tout le monde n’a pas compris le cahier des charges défini en amont de la même manière, des problèmes peuvent rapidement apparaître entre une client qui souhaite une fonctionnalité et une équipe qui ne veut pas la créer. 

 

Or, à distance, le risque de malentendu est encore plus fort que dans le cadre d’un échange en physique (à cause de la disparition de plusieurs composantes de la communication interpersonnelle). 

 

Cette méthode de gestion de projet nécessite donc un cadrage parfait dès le début et l’assurance que les besoins du client n’évolueront pas en cours de route. 

 

Mettre en place une gestion de projet agile à distance

 

La mise en place d’une méthode de gestion de projet agile dans le cadre du télétravail n’a rien d’insurmontable. Elle nécessite essentiellement deux choses : 

 

D’une part, les chefs de projet et les équipes de développement doivent pouvoir suivre une formation professionnelle aux méthodes agiles.

 

D’autre part, ils doivent avoir à leur disposition tous les outils nécessaires pour échanger et communiquer.

 

La gestion de projet agile offre néanmoins plusieurs avantages.

 

Premièrement, les approches agiles partent du principe qu’il est impossible de créer un cahier des charges avant de commencer la création du produit qui soit aussi complet et précis que nécessaire.

 

En effet, les méthodes agiles se focalisent d’abord sur la réalisation des priorités et la satisfaction du client. Dans cette optique, elles laissent une marge de manœuvre à celui-ci au cours de la réalisation du projet afin qu’il ait la possibilité de demander l’ajout ou la suppression d’une fonctionnalité, par exemple. 

 

Cette flexibilité au service de l’efficacité est un aspect qui est apprécié tant par les équipes de production que les clients. 

 

Deuxièmement, les méthodologies agiles sont bien plus collaboratives que la gestion de projet en V. Ici, les équipes de production participent activement à la définition des priorités et les managers sont plus des serviteurs au service de l’équipe que des chefs. 

 

Le client participe également régulièrement au projet afin de cadrer les priorités, de réaliser des tests et/ou de valider les dernières réalisations. 

 

Cette collaboration accrue de toutes les parties prenantes réduit grandement les tensions dans les relations commerciales puisque plus de trois équipes agiles sur quatre ont constaté une grande diminution des risques depuis leur changement de méthode de gestion de projet. 

 

Enfin, les approches agiles de la gestion de projet offrent plus de souplesse au nom de l’efficacité par leur caractère incrémental. 

 

En effet, dans le cadre d’une approche agile avec Scrum, par exemple, on ne définit pas un cahier des charges que l’on réalise quoiqu’il en coûte. 

 

On va d’abord définir des grandes priorités et une ligne directrice puis un ensemble de points intermédiaires. 

 

Ainsi plutôt que d’essayer de rejoindre le point B depuis le point A même si le chemin n’est plus aussi efficace qu’il ne le paraissait et même si l’on se rend compte qu’il y a un itinéraire plus rapide, les approches agiles se déroulent en sprints découpés en fonction des priorités : 

  • on réalise d’abord les fonctionnalités les plus importantes du produit
  • on fait un point (la rétrospective) pour évaluer le rendu, la manière de le réaliser et identifier des améliorations qui n’avaient pas été pensées au début
  • on part pour un second sprint pour réaliser les nouvelles priorités

 

Et ainsi de suite jusqu’à la réalisation complète du produit… ou pas ! Puisque le client n’a pas à attendre la finalisation pour réaliser un test sur le marché, par exemple. 

 

Des outils utiles à la gestion de projet à distance

Pour échanger en ligne

Depuis le début de l’année 2020, presque toutes les entreprises qui ne l’avaient pas encore fait ont adopté un service de messagerie instantanée. 

 

Plus complets, plus rapides et moins formels que les e-mails, ces services permettent de s’échanger rapidement des informations. 

 

Dans un cadre professionnel, on peut utiliser Slack, un service de messagerie qui permet également de passer des appels. Sa division en canaux de discussions permet de segmenter efficacement les projets. 

 

En outre, il est également important de proposer l’échange par messagerie instantanée à vos clients. En effet, les chatbots et les discussions sur les réseaux sociaux sont de plus en plus utilisés. 

 

Messenger, WhatsApp, Instagram… Les canaux d’échange utilisés sont nombreux. 

 

Pour optimiser votre suivi des relations clients, vous avez la possibilité de regrouper vos échanges au sein d’une même plateforme

 

 

Pour parler en visio-conférence

Bien que la capacité à échanger via une messagerie instantanée est essentielle dans le cadre du travail en distance, il est également important que les équipes puissent échanger en visio-conférence. 

 

De cette manière, l’échange peut être plus naturel, mieux compris et moins informel. 

 

Pour cela, on peut utiliser Google Meets qui permet aux participants d’échanger à plusieurs via la caméra et le micro de leur ordinateur ou de leur smartphone. 

 

Il est également possible de réaliser une présentation ou un partage d’écran, une fonctionnalité très utile dans le cadre d’une livraison interne ou externe.

 

D’autres outils avec des fonctionnalités similaires existent comme Zoom ou Skype.

 

 

Pour échanger des fichiers

La pandémie de Covid-19 et les changements qu’elle a apportés sur l’organisation du travail à distance a apporté son lot de refonte des modes de stockage et de transmission de documents dans bon nombre d’entreprises. 

 

En effet, les échanges de documents de tous types se sont intensifiés depuis l’augmentation du recours au télétravail. 

 

Pour cela, plusieurs outils existent et permettent aux équipes de s’échanger et de stocker des fichiers pour les retrouver facilement.

 

On peut commencer par citer Google Drive qui permet de stocker des fichiers de tout type (texte, présentation, image, vidéo…) en ligne. Chaque utilisateur bénéficie gratuitement de 15 Go gratuits de stockage et différentes formules d’extension existent. 

 

On peut également utiliser Dropbox qui permet également de stocker et de partager avec les personnes souhaitées différents documents et dossiers. 

 

Pour l’envoi de documents volumineux, vous pouvez utiliser WeTransfer qui offre la possibilité de transférer de manière sécurisée un ou plusieurs fichiers.

 

 

Pour suivre l’évolution des projets

L’attribution de tâches et de missions aux personnes et le suivi de leur réalisation ont dû être repensés dans un grand nombre d’équipes et d’entreprises. 

 

Pour cela, vous pouvez utiliser plusieurs outils tels que Trello

 

Trello est un outil de suivi des tâches en ligne qui permet d’organiser les missions  de chacun et de planifier ses journées et ses projets.

 

Comportant de nombreuses fonctionnalités, il peut aussi bien être utilisé au niveau de l’équipe pour coordonner ses différents membres qu’au nouveau individuel pour organiser ses propres tâches. 

 

Si vous recherchez un outil de gestion de projet à distance qui permet de suivre leur avancement en fonction de plusieurs vues et d’attribuer une personne, une durée et une date limite à chaque tâche, Monday devrait vous convenir. 

 

Existant dans une version gratuite ou une version payante, cet outil permet à chacun de suivre l’évolution d’un projet et de consulter ses missions.